Автор разработки: учитель информатики ГОУ лицей №419 Петродворцового района Савчук И.А., Санкт-Петербург, 2000

Цель создания БД: создание компьютерной среды для поддержки управления всеми процессами, связанными с контингентом учащихся в школе.

Назначение: автоматизация делопроизводства, связанного с контингентом учащихся средней общеобразовательной школы. БД предназначена для администрации, классных руководителей и работников школы, работающих с данными учащихся.

Первоначально создание БД производилось на готовом программном продукте “Система управления школой”, который был куплен в ИНТ в начале 1998 года. Но в работе этого комплекса было выявлено такое количество ошибок, которое не позволяло успешно работать. В дальнейшем ИНТ отказался от этого пакета, и встала проблема разработки СУБД для школ. В нашей школе проблема была решена следующим образом: БД была создана при помощи пакета Excel 7.0. На практике электронные таблицы используются главным образом для создания небольших баз данных с целью автоматизации делопроизводства.

Создание БД выполняется в несколько этапов. Первый этап заключается в определении структуры БД и типа каждого поля. На втором этапе осуществляется ввод данных. Этот этап в основном был завершен к 1.09.98. В настоящее время выполняется поиск информации в БД на основе разных критериев поиска и оформление полученных результатов, а также модернизация базы в основном за счет создания новых макросов и защиты информации (ячейки, листы)

Структура БД “Контингент”

Рабочая книга БД устроена следующим образом: на Лист 1 (Список школы) расположена вся информация по учащимся , Лист 2 (Печать списка класса) разработан для вывода списка любого класса автоматически, Лист 3 (Ввод уч-ся) позволяет автоматически внести учащегося в список школы и список прибывших, Лист 3 (Прибывшие), Лист 4 (Выбывшие) и Лист 5 (ОШ) заполняются автоматически (в результате выполнения макроса), остальные Листы используются для различных отчетов. При работе с БД в Excel можно производить следующие операции:

• сортировка строк по любым условиям
• поиск данных по нескольким символам
• использование автофильтра
• автозамена
• автоввод данных (например: название улицы по одной букве)
• подключение данных из других файлов
• построение любых диаграмм
• использование макросов

С помощью БД можно получить следующие отчеты:

• список класса
• список класса с любыми расширениями (домашний адрес, телефон, дата рождения, сведения о родителях)
• список многодетных детей с любыми расширениями
• списки по датам рождения
• списки по полу
• списки по микрорайону
• списки по движению
• алфавитная книга учащихся
• отчет ОШ

Прим.: все списки, кроме списков по движению выдаются на текущий момент времени. Для упрощения работы пользователя с БД созданы макросы, которые находятся в пункте меню Сервис. Чтобы запустить необходимый макрос требуется только выбрать его в меню. Имеются следующие макросы: